בערוץ
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
9 דרכים לנהל ישיבת עבודה 

9 דרכים לנהל ישיבת עבודה

 
 
אסף אביר

בתאוריה, ישיבות עוזרות בגיבוש רעיונות, מונעות קיבעון ומאפשרות לכולם לעשות החלטות טובות יותר. בפועל - רוב הישיבות הן פשוט בזבוז משווע של זמן. איך משנים את המצב? לייף האקר עם כל הדרכים

 
 
 
 
Calcalist
 
 
 
 
 

1. הבינו שישיבות הן דבר חשוב

איש לא יודע איפה ומתי נערכה הישיבה הראשונה בהסטוריה. האירוע המוקדם ביותר שעונה להגדרה התקיים, ככל הנראה, במפגש בין קין והבל. מאז המצב רק הידרדר.

עבור רובינו, ישיבות הן בזבוז מתסכל, שלא מחובר לדבר בארגון. הסיבה לכך היא שרובינו עובדים בארגונים בזבזניים ומתסכלים, שלא מחוברים לעצמם.

ישיבות הן תמציתו של כל ארגון. הן מראות עד כמה הוא לוקח ברצינות את עצמו ואת עובדיו, ומנציחות זאת. ישיבות מנומנמות מציגות ארגון מנומנם, ומעודדות עובדים להתנמנם. ישיבות שלא יוצא מהן דבר משמעותי מלמדות את העובדים שפה לא עושים דברים משמעותיים. ישיבות ענייניות ויעילות מציגות ארגון ענייני ויעיל, ולמעשה, עוזרות ליצור אחד כזה.

קראתם נכון: ישיבות ענייניות ויעילות. בקרוב מאוד אצלכם.
 

2. אל תקיימו ישיבות לא חיוניות

ישיבות זה כיף! תמונת אילוסטרציה (asap images)
 ישיבות זה כיף! תמונת אילוסטרציה (asap images)   
אל תקיימו ישיבה כי הרבה זמן לא היתה ישיבה. אל תקיימו ישיבה כי כל שבוע עושים ישיבה. קיימו ישיבה רק כשהיא נחוצה. איך יודעים? מתייחסים לישיבה כאל עבודה לכל דבר. נניח, כפרויקט קטן. מה מטרת הפרויקט? מיהו כוח העבודה הדרוש? מה הוא אמור לעשות? מה יצא לו מזה? אם יש לכם תשובות, יש מקום לישיבה.

אם אתם ממוזמני הישיבה, הפנו את השאלות הללו למנהל הקרוב אליכם. גרמו לו לחשוב מה בעצם הוא רוצה, ואם הוא באמת רוצה את זה מכם. אם הוא מנפנף אתכם, שלחו אותו לכל ספר שעוסק בניהול ישיבות במקום עבודה (למשל זה, או אחד אחר)
 

3. הזמינו רק את מי שנחוץ

אוי דורון, אל תשאל - ננעלנו בפנים
 אוי דורון, אל תשאל - ננעלנו בפנים   
לפני שאתם שולחים את הזימון, שאלו את עצמכם לגבי כל משתתף: “מה האדם הזה אמור לתרום לישיבה?”. אם התשובה היא לא הרבה יותר מ“את נוכחותו", ותרו עליו. מי שירגיש מיותר בישיבה הזו, לא ירצה לבוא לבאות.

גם הדרך הזו עובדת בשני הכיוונים. שאלו את המנהל הקרוב אליכם מה תפקידכם בישיבה הקרובה. השאלה הלגיטימית והרצינית הזו תוכל גם לשחרר אתכם מישיבות שבהן אתם באמת מיותרים.
 
 

4. דאגו שכולם יגיעו מוכנים

 
על קירות כל חדרי הישיבות בכל המשרדים של תאגיד אינטל, כתובות השאלות: "האם אתה יודע מה מטרת הישיבה? האם סדר-יום הישיבה בידיך? האם אתה יודע מה תפקידך?”.

באינטל גילו שהתשובה לשלוש השאלות הללו היא המפתח לישיבה פרודוקטיבית. נסו לתת להן תשובה גם בישיבות שלכם.

הבהירו למשתתפים מה מטרת הישיבה. תנו להם לדעת האם הם באים לזרוק רעיונות בסיעור מוחין, לבחור בחלופה אחת מתוך חמש או להחליט על איך מוציאים החלטה לפועל. “דיון בייעול מערך ההפצה" אינה מטרה ברורה. “בחירת סעיפים לקיצוץ במערך ההפצה” היא כן.

הקלידו את סדר היום של הישיבה, על כל סעיפיו, והפיצו אותו מבעוד מועד. תופתעו לגלות עד כמה ההקלדה תעשה סדר במחשבות שלכם, ותעזור למשתתפים לבוא מוכנים.

אמרו לכל משתתף למה תזדקקו ממנו, ואילו חומרים הוא צריך להביא. זה תפקידו, לכן ודאו שהוא מגיע מוכן.
 

5. מנו אחראי על זמנים

חבר'ה, תזדרזו, החביתה נשרפת
 חבר'ה, תזדרזו, החביתה נשרפת    
זה שכולנו עובדים עם אאוטלוק לא אומר שישיבות חייבות להימדד בחצאי שעות. מריסה מאייר, סגנית-נשיא למוצרי טכנולוגיה בגוגל, מקציבה לישיבות 15, 10 וגם חמש דקות, לפי הנושא. גם את הישיבות הארוכות ביותר שלה היא מחלקת לפרקי זמן, לפי הסעיפים שבסדר היום.

מאייר לא המציאה זאת. חברות לייעוץ ארגוני ממליצות להקציב מראש מסגרת זמן לכל סעיף בישיבה, ליידע את המשתתפים לגבי הזמנים, ואף למנות מישהו שישים עין על השעון, ויסמן למנהל הישיבה מתי הזמן הולך להיגמר, ומתי הוא נגמר. יש הממליצים לשים בחדר הישיבות טיימר בישול, שיצלצל בקול בתום הזמן. נשמע משעשע, אבל זה מראה את הכבוד שיש לכם לזמנם של משתתפי הישיבה.

ואם הדיון חשוב ופורה וכולם רוצים להמשיך, אפשרו לו להימשך עוד קצת - זה סימן שמצבכם טוב.
 

6. מנו רשם ואיש פרוטוקול

"רשם" (Scribe) – גם הוא המלצה של חברות לייעוץ ארגוני – הוא משתתף שלא משמיע את דעותיו בדיון, אלא ממונה לעמוד ליד הלוח, או לשבת ליד הלפטופ שמחובר למקרן, או להניח דף גדול באמצע השולחן, ולתעד בזמן אמת את הרעיונות של כולם, במשפטים קצרים או במילות מפתח. היכן שיש רשם, רעיונות לא הולכים לאיבוד ודיונים מקבלים צורה וכיוון. החליפו את הרשם מדי ישיבה.

עוד מינוי מתחלף הוא אחראי הפרוטוקול שירשום, ולאחר מכן יקליד את ההחלטות והשורות התחתונות שיצאו מהדיון בכל סעיף, יציין מה הם הנושאים לפעולה ואילו שאלות נותרו פתוחות, וישלח זאת לאישור מנהל הישיבה לקראת הפצה. הפרוטוקול הוא מסמך העבודה של הבוקר שאחרי הישיבה. בלעדיו, קצת חבל על הזמן.
 

7. פתחו את הישיבה בנושא הכי חשוב

הרגע הגדול הגיע, אבל רק שלושה אנשים נכנסו לחדר הישיבות. ואחד מהם זה אתם. מה עושים? שולחים מזרז תורן? מחכים עוד דקה? פותחים בהודעות חשובות?

אם תעשו זאת, מי שדייק ירגיש שזמנם של המאחרים חשוב לכם יותר מהזמן שלו, ובפעם הבאה גם הוא יתעכב.

התחילו בזמן, ובנושא חשוב. מנו רשם אחר במקום זה שמאחר. דלגו על הסעיף הנוגע לזה שלא הופיע.דאגו לכך שמי שיאחר בחמש דקות ייכנס אל תוך דיון פעיל ודינמי, וירגיש גם לא נעים וגם לא בעניינים.
 

8. ישמו כלים בסיסיים של דיון והחלטה

 
כלים לקבלת ההחלטות: בכל דיון, על כולם לדעת מראש איך תתקבל ההחלטה - בהצבעת רוב, בהסכמה פה אחד, או בהחלטה של מנהל הישיבה לאחר ששמע את כל הדעות.

המלצת הבית היא לבחור בהחלטת מנהל. מנהל טוב ומקשיב ממילא יסתמך על הדעות בקבוצה. מנהל שלא מקשיב ולא שם, ממילא ימצא דרך לעשות מה שבא לא, עם או בלי הצבעות.

אתם יכולים להחליט באמצע על מעבר להצבעת רוב, בעיקר כשאין זמן לדיון מעמיק (“הזמן נגמר, אני מציע שנחתוך ישר להצבעה" נשמע יותר טוב מ"הזמן נגמר, אז עכשיו תשמעו מה הולך להיות”). וכשמנהל הישיבה רואה שהנושא עמוק ומהותי, הוא יכול תמיד להכריז שלא יתפשר על פחות מהסכמה כללית.

סדר הדיבור: בכל סעיף ונושא יש להחליט מראש האם הוא יידון באופן חופשי, או בסבב. בנוסף, בשלבים מוקדמים של סיעור מוחות בקשו מהמשתתפים לא לבקר רעיונות אלא רק להוסיף עליהם. ביקורת שבאה טרם זמנה עלולה להרתיע משתתפים מלהתבטא, ועלולה לעלות לכם ברעיונות הכי טובים.

התלהטויות והתפרצויות של איש לדברי רעהו, אפשר לפתור בהכנסת כדור-ספוג, שרק המחזיק בו יכול לדבר, ולאחר מכן למסור אותו לדובר הבא. גישה משוכללת יותר מחליפה את הכדור בבקבוק טבסקו, שמי שמדבר שלא בתורו נאלץ ללגום ממנו את הכמות שמקציב לו מנהל הישיבה.

כלים לגיבוש רעיונות: זוכרים איך המורה ביסודי ציירה שמש על הלוח, וביקשה מאיתנו לזרוק מילים? השיטה ההיא היא סילוף קל של שיטת ה-Mind Map שהומצאה בסוף שנות השישים על ידי מומחה הלמידה והזיכרון טוני בוזן (Buzan). לפי שיטתו של בוזן, קרני השמש משמשות לרישום מילות מפתח של רעיונות, והן ממשיכות להתפצל ולכלול פיתוחים של הרעיונות ושל תתי רעיונות תחתם. התוצאה היא פריסה של דיון שלם, שדבר בו לא הולך לאיבוד.

לדיונים שונים מתאימות שיטות שונות, החל ב"מפת המוח" הזו, עבור בכתיבת שאלה על הלוח וכתיבת התשובות האפשריות תחתיה. וכלה בדיונים שלא דורשים יותר מרשימה פשוטה. העיקר הוא קצת סדר.
 
כלים לדיון בחלופות: יש דרכים שונות לבחון חלופות, החל בסבב דיבור, ועד אימוץ שיטה אינדיאנית, שבה כל משתתף לא מייצג את דעתו האישית, אל משמש כפיו של גורם אחר, כגון הלקוחות, המתחרים, עובדי מחלקת ההפצה.

דרך נעימה לסכם נקודות בדיון על אפשרויות היא בטבלת יתרונות וחסרונות. כל רעיון שמועלה מתועד על הלוח בתוך אחת משלוש משבצות - יתרון, חיסרון או נקודה למחשבה. בסוף הדיון ניתן לראות בבירור לאן נוטות רוחות הישיבה.
 
טבלת יתרונות וחסרונות
יתרונות
חסרונות
נקודה למחשבה
דיבור בסבב
מרחב ביטוי לכולם, אין התפרצויות, דיון ממוקד, שמירה על מסגרת הזמן
מאולץ וקשה לפתח רעיונות
תלוי בנושא
כולם מדברים בכיף
אפשר לפתח רעיונות, כך מתנהלות שיחות אמיתיות
מקום רב מידי לדוברים דומיננטים, רועש, קל לגלוש מהנושא
תלוי בנושא
 
כמנהלי ישיבה, הדבר החשוב ביותר הוא לחזור בבירור בסוף כל סעיף על ההחלטות שהתקבלו, אופני הביצוע שסוכמו ומסגרות הזמנים, ולהזכיר במילה גם את האופן שבו זה מקדם את המטרה המקורית. אם אתם ממשתתפי הישיבה, בקשו מהמנהל, בין התודות לדברי החנופה התאגידית, לחזור בבירור על השורה התחתונה. היא הדבר שבשבילו גם אתם וגם הוא נמצאים שם.
 

9. הימנעו מהטעויות הנפוצות ביותר

אל תתנו למישהו לדבר יותר מדי. אם הוא סוטה מהנושא, אמרו "מעניין, אבל זה לא על סדר היום, אולי נדון בזה בישיבה הבאה". אם מדובר בקשקשן מדופלם, חתכו את דבריו ללא חשש. הוא כנראה רגיל לזה.

אל תעברו לנושא חדש לפני שסגרתם האופן ברור את הנושא הקודם. דילוג עמום בין נושאים הוא מהבזויות שבטקטיקות הבריחה מהחלטות קשות.

אל תתקפו רעיונות ואל תבקרו אותם. בכלל, השתדלו להגיב כמה שפחות ולהתעסק כמה שיותר בהקשבה ומתן כבוד לדוברים. אם אתם ממשתתפי הישיבה, נסו למצוא דרך להסכים עם כולם. כך כולם יסכימו אתכם.

אל תענישו מאחרים במתן משימות. אם תעשו זאת, כל משימה תיתפס כעונש במקום כעבודה. במקום זאת, קבעו חוק שהמאחרים מביאים כיבוד לישיבה הבאה, או משמשים כרשמי הלוח בישיבה הבאה. או מפוטרים.
 

עוד בלייף האקר

 
 
 
 
 
תגובות
הוסף תגובה0 תגובות
הוספת תגובה
מאת
 
נושא
 
תוכן
 
 
 
 
תודה! תגובתך התקבלה.
התגובה תתפרסם בכפוף לתנאי האתר.
 
 
 
 
 

כל הזכויות שמורות 2011 © נענע 10 בע"מ
 
 
 
 
כל הזכויות שמורות © Nana10 בע"מ
Video powered by